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Como fazer uma pauta de reunião eficiente em sua empresa

pauta de reunião eficiente - elisandra cabral

Final de ano chegando e a empresa precisa fechar balanços e fazer o planejamento estratégico para o ano que vem. As reuniões são inevitáveis e os funcionários estão cansados.Você precisa de uma pauta de reunião eficiente para dar conta de tudo o que precisa ser feito.

Sem contar que o setor de vendas não para e você tem que gerenciar os temporários dentro da nova lei trabalhista. Resumindo: está um caos! e você não está feliz.

No entanto esse caos pode ser organizado se você souber fazer uma pauta de reunião eficiente. Neste post, trouxemos o passo a passo para você atingir suas metas sem desgastes desnecessários.

1 – Estabeleça uma comunicação objetiva

A linguagem a ser utilizada nas reuniões de final de ano tem que ser objetiva. O tempo é corrido e as atribuições são enormes. Portanto, estabeleça pontos a serem tratados antes de iniciar qualquer reunião.

Falando em comunicação é importante comunicar a todos os funcionários o cronograma de reuniões. Assim, monte uma tabela com horários e os nomes dos funcionários convocados para cada reunião.

2 – Delegue funções

Se você for conversar com todos os funcionários de sua empresa, terá um gasto de tempo enorme. Por isso, delegue funções. Chame um funcionário responsável por cada departamento da empresa e faça uma reunião geral com todos eles. A ideia é criar multiplicadores.

Quando for necessário se reunir com um setor inteiro, empodere uma pessoa para anotar as sugestões em um quadro. Determine o tempo do processo e faça uma finalização adequada.

3 – Monte equipes com metas objetivas

É essencial que as metas sejam colocadas de maneira objetiva. Você pode querer vender mais, mas vender mais quanto? Quantas fantasias da mulher maravilha tamanho P você quer vender?

Quanto mais clara e específica a meta, maior a chance de a equipe conseguir cumpri-la.

4 – Faça um mural de sugestões

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Deixe permanente na empresa um mural de sugestões para os funcionários. Muitas vezes, eles têm ideias que solucionam problemas e lhe poupam uma série de reuniões.

Para tornar a ideia mais interessante, peça as pessoas para se identificarem nos papeis e premie quem tiver a melhor ideia.

5 – Construa uma pauta de reunião eficiente

De posse dos assuntos a serem tratados, da lista de funcionários convocados, do horário previsto, das metas estabelecidas e das sugestões acatadas, é hora de montar a sua pauta. Para tanto, insira uma hierarquia de temas a serem abordados. Coloque o tempo que pretende discutir cada um deles.

Delegue a uma pessoa a função de seguir com os horários pré-estabelecidos. Marque os pontos que necessariamente precisam ser solucionados naquele momento. Sinalize os que podem ficar em aberto.

Geralmente os pontos em aberto são aqueles em que a equipe não consegue pensar em uma solução imediata. Determine o tempo para sugestões chegarem por e-mail e marque como item prioritário para a próxima reunião.

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Antes de encerrar a reunião lembre-se de agradecer a presença de todos e de frisar os pontos resolvidos, assim como a data do próximo encontro.

Agora que já lhe contamos como fazer uma pauta de reunião eficiente, que tal deixar nos comentários algumas dicas para a gente. Responda à pergunta: qual a melhor maneira de fazer uma reunião de negócios?

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